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ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE DIGITALE

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La conservazione digitale dei documenti informatici è un processo basato su norme e procedure tecnologiche a cui sono

legati diversi vantaggi per le aziende e le start-up

Conservazione elettronica di dati, documenti e scritture a rilevanza contabile. Archiviazione sostitutiva

Dati Fiscali e firma digitale.

La conservazione digitale a norma è l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici, garantendo nel tempo la validità legale dei documenti e attestandone autenticità, integrità, leggibilità, affidabilità e reperibilità.

Questo processo consente di distruggere l’originale documento cartaceo oppure di non procedere alla sua stampa nel caso in cui il documento sia già digitale.

Il processo di conservazione digitale comprende l’apposizione della firma digitale e della marca temporale sugli indici dei

pacchetti conservati: la prima serve a garantire l’originalità del documento, mentre la seconda ne attesta data e ora certa.

La conservazione digitale si distingue dall’archiviazione documentale in quanto quest’ultima riguarda la memorizzazione di un documento (già digitale o scansionato) su un supporto idoneo, mentre la prima fa riferimento ad un processo normato che assicura al documento informatico (sia esso analogico o nativo digitale) la piena validità legale e la fruibilità nel tempo.

Per quanto riguarda la normativa sulla conservazione digitale è bene ricordare che le regole tecniche sono stabilite dalle Linee Guida

AgID ai sensi dell’Art.71 del CAD.

Conservazione digitale: quali documenti è possibile conservare

Non esiste da parte della normativa un’elencazione di documenti che è possibile conservare; in generale si può affermare che sono conservabili tutti i documenti di natura fiscale-tributaria e tutti i documenti che hanno valenza civilistica o che comunque si vogliono rendere opponibili ai terzi.

Di seguito alcuni esempi:

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I vantaggi della conservazione digitale

La conservazione digitale dei documenti porta innanzitutto benefici in termini di efficienza gestionale e di risparmio di soldi e

tempo.

Nello specifico, si riducono i costi della carta e di tutto il materiale necessario con conseguente risparmio economico e di tempo nel ricercare i documenti, senza dimenticare il recupero degli spazi fisici necessari all’archiviazione cartacea e la salvaguardia dell’ambiente.

Lo sviluppo della tecnologia consente oggigiorno di conservare ed esibire a norma di legge i documenti in digitale anche attraverso software online in cloud.

Tra i vantaggi legati all’uso di un software di conservazione digitale in cloud spicca la possibilità di rendere più veloce la consultazione e l’esibizione dei documenti conservati a norma senza inutili perdite di tempo.

I documenti così conservati, inoltre, sono sempre accessibili in qualsiasi momento, all’interno di un ambiente che garantisce la massima affidabilità, protezione e sicurezza.

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